Marco Manderscheid

Warum nutzen wir Confluence? Dazu fallen mir spontan zwei Begriffe ein: Verfügbarkeit und Transparenz.

Die meisten Unternehmen sind so strukturiert, dass das Wissen des Einzelnen isoliert ist. Die wenigsten geben ihr Wissen und ihre Erfahrungen an andere weiter, weil ihnen das passende Medium hierfür fehlt. Dokumentationen in Netzlaufwerk-Ordnern ablegen, wo sie sowieso niemand mehr findet, macht ja wenig Sinn.

Es muss also ein Medium her, welches von überall und von jedem genutzt werden kann und welches mir die gewünschten Informationen schnell und strukturiert liefert. Das ist Confluence!

Wir bei S&D Software nach Maß nutzen Confluence als zentrale Plattform bspw. für:
- Mitarbeiterverwaltung
- Vertriebsunterstützung
- Projekt- und Produktdokumentationen
- Wissensdatenbank
- Protokollablagesystem mit automatischer Versionierung
- uvm.

Das Schöne an Confluence ist, meiner Meinung nach, die Tranparenz. Wenn ich Informationen zu einem bestimmten Thema benötige muss ich mich nicht etwa durch das ganze Unternehmen “durchfragen”, nein ich frage einfach Confluence.

Es macht wirklich Spass sein Wissen mit anderen zu teilen und im Gegenzug vom Wissen der Anderen zu profitieren.

Weiterhin vereinfacht es die tägliche Arbeit indem es mir Formularvorlagen bietet, welche ich einfach nur ausfülle und somit sehr schnell und konfortabel bspw. ein Besprechungsprotokoll verfasst habe.

Aber nicht nur das Erstellen, sondern auch das Finden gestaltet sich mit Confluence einfacher denn je. Die Suchengine durchsucht mir in einem Bruchteil einer Sekunde sämtliche Inhalte in Confluence nach meinem Suchbegriff. Es durchsucht erstellte Seiten, Worddokumente, PDF-Dokumente, uvm.

Ich persönlich bin von der Leistungsfähigkeit von Confluence wirklich begeistert!

Marco Manderscheid

Die folgende Situation kommt Ihnen sicherlich bekannt vor:
Ich benötige eine bestimmte Datei, welche in den firmeninternen Netzlaufwerken abgelegt ist.
Aber wo ist sie bloß abgelegt? Im Marketing-Ordner, oder vielleicht doch im Vertriebs-Ordner?
Und schon geht die wilde Sucherei los.
Hmm, ich könnte ja die Suchfunktion meines Betriebssystems auf die Suche schicken … wie ist noch gleich der Name der Datei? OK, am Besten ich klicke mich mal durch beide Netzlaufwerks-Ordner und schaue, ob ich eine Datei finde, deren Name mir Aufschluss über meine gesuchte Datei gibt. Viel Spaß!!

Ich bin froh, dass dieses Szenario der Vergangenheit angehört!
Wir bei S&D Software nach Maß haben seit ca. 1 Jahr alle Netzlaufwerke abgeschafft und diese durch unser Unternehmens-Wiki Confluence ersetzt.
Die einzelnen Netzlaufwerks-Ordner existieren in Confluence als Bereiche/Wiki-Seiten mit dazugehörigen Dateianhängen, welche durch Verlinkungen untereinander verknüpft sind, Thema „redundante Datenhaltung“.
Ich muss mir bei der Ablage einer Datei nicht den Kopf zerbrechen, ob der Dateiinhalt bspw. besser zum Marketing oder zum Vertrieb passt. Ich lege die Datei einfach nach eigenem Ermessen ab und füge u.U. eine Verknüpfung zum artverwandten Bereich hinzu. Somit ist die Datei über beide Bereiche verfügbar, ist aber lediglich an einer Stelle im System abgelegt.
Ein weiteres Highlight ist für mich die super komfortable und schnelle Suchengine in Confluence. Während ich meinen Suchbegriff eingebe, zeigt mir Confluence bereits mögliche Treffer an, so wie wir alle es bei Suchmaschinen wie Google oder Yahoo kennen. Der Clou daran ist, dass Confluence nicht nur nach dem Dateinamen, sondern nach Begriffen innerhalb der Dateien/Dokumenten sucht und diese auch findet. Schließe ich meine Suche ab, so wird mir der Gesuchte Begriff im direkten Zusammenhang mit dem Dokument angezeigt, also eine Textvorschau des im Dokument enthaltenen Textes.

Ich persönlich klicke mich gar nicht mehr durch die vermeintlichen „Netzlaufwerke“ in Confluence. Ich nutzte ausschließlich gerade beschriebene Suchengine.

Probieren Sie es doch selbst mal aus. Sie werden ebenso wie ich begeistert sein!

JanMeyer

Jo Burgard

Susanne Kruse

Marco Manderscheid

Lars Klein

Wir beraten und betreuen unsere Kunden beim Einsatz von Confluence als Unternehmens-Wiki. Und natürlich nutzen wir Confluence auch selbst intensiv für viele Aufgaben in unserem Unternehmen.

Wir haben diesen Blog angelegt, um über unsere Erfahrungen mit Confluence zu berichten. Viele Fragen tauchen während unserer Arbeit und bei unseren Kunden immer wieder auf. Wir wollen diesen Blog auch nutzen, um diese Fragen vorzustellen und werden versuchen, Antworten zu geben.

Toll wäre es, wenn Sie sich beteiligen und mit uns und den anderen Lesern diskutieren. Sie können anonym oder als registrierter Benutzer Kommentare zu jedem Beitrag schreiben.

Als mögliche Themen haben wir uns überlegt:

• Vorgehensweisen
• Neuigkeiten
• Best Practices
• Einsatzmöglichkeiten
• Plugins (Vorstellung, Benutzung)

Wir freuen uns natürlich über Anregungen und greifen diese gerne auf. Melden Sie sich einfach bei mir (Telefon: 06831 / 7 69 85 – 10 oder per Mail) oder schreiben Sie einen Kommentar.

Viele weitere Informationen zu Confluence und auch zu JIRA stehen auf unserer Homepage.